Inschrijven

Privacyverklaring M-Pact

PRIVACYVERKLARING  M-Pact

M-Pact (KVK 65708679) is gevestigd te (7523 JM) Enschede aan de Lonnekerspoorlaan 122 en aan de Boulevard 1945-3. M-Pact is bereikbaar via: 053-432 33 04 of info@m-pact.nl.

M-Pact verwerkt persoonsgegevens en neemt de bescherming van jouw gegevens serieus. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In deze privacyverklaring geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door M-Pact.

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De laatste aanpassing is gedaan op 23 mei 2018. De gewijzigde Privacyverklaring zal onmiddellijk van kracht zijn nadat deze voor het eerst op de M-Pact website is geplaatst. Via de hyperlink Privacyverklaring onderaan de websites van M-Pact kun je de laatste versie altijd inzien. We stellen de laatste versie ook graag beschikbaar op aanvraag.

1. Wie binnen M-Pact is (eind)verantwoordelijk voor gegevensverwerking?

De Sociaal ondernemer van M-Pact (Lily Hartmans) is (eind)verantwoordelijk voor een rechtmatige en vertrouwde verwerking van persoonsgegevens, e.e.a. overeenkomstig het in deze privacyverklaring bepaalde en ziet toe op de naleving van de uitvoeringsregels.

De sociaal ondernemer draagt ook zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisa­torische aard ter beveiliging van persoonsgegevens, tegen verlies of aantas­ting van persoonsgegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrek­king daarvan.

2. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

M-Pact verwerkt persoonsgegevens van:

  • (Oud-)Vrijwilligers die zich inschrijven bij M-Pact en via M-Pact op zoek gaan naar passend vrijwilligerswerk
  • (Oud-)Cursisten van M-Pact educatie (Volksuniversiteit Enschede)
  • (Vrijwilligers)organisaties die zich inschrijven bij M-Pact
  • Belangstellenden/geïnteresseerden die informatie opvragen of bijvoorbeeld onze nieuwsbrief willen ontvangen

In bijlage I is weergegeven welke persoonsgegevens we daarvoor verwerken. Op voornoemde categorieën personen is deze privacyverklaring van toepassing. Slechts de persoonsgegevens die door of namens de betrokkene worden verstrekt worden door M-Pact verwerkt.

M-Pact verwerkt ook persoonsgegevens van:

  • Medewerkers en vrijwilligers die werken voor M-Pact
  • (Contactpersonen van) zakelijke relaties

Hiervoor kunnen naast deze privacyverklaring aanvullende regelingen van toepassing zijn die in overeenkomsten zijn geregeld.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Vrijwilligers/cursisten: Als je aan de slag wilt gaan via M-Pact (bijvoorbeeld als vrijwilliger), jezelf aanmeldt als cursist of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we je persoonsgegevens nodig voor (of ter ondersteuning van) onze administratieve processen en diensten. Je verstrekt die gegevens zelf aan ons (of een door jou gemachtigde verstrekt ze aan ons). Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven. Als je eenmaal bent ingeschreven, dan willen we je goed van dienst zijn:

  • Als je je hebt ingeschreven als vrijwilliger verwerken we je gegevens om je te bemiddelen naar vrijwilligerswerk of andere praktische zaken te regelen.
  • Als je je hebt ingeschreven als cursist verwerken we je gegevens voor de cursus waarvoor je je hebt aangemeld.

Wij gebruiken je persoonsgegevens bijvoorbeeld om:

  • contact met je te onderhouden;
  • je te informeren over voor jou interessant vrijwilligerswerk en activiteiten van M-Pact;
  • je te bemiddelen naar vrijwilligerswerk;
  • te evalueren hoe het met je gaat etc..

In dit kader verstrekte persoonsgegevens verwerken we in onze administratie. Maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je persoonsgegevens voor zover dat nodig is bij het beantwoorden van die vraag.

Persoonsgegevens kunnen ook gebruikt worden voor het verzenden van nieuwsbrieven om je nog beter van dienst te zijn en je te informeren. We sturen je alleen nieuwsbrieven als je daar zelf toestemming voor geeft. Wil je niet meer benaderd worden voor een nieuwsbrief? Dan kun je dit aangeven door in de betreffende nieuwsbrief op ‘uitschrijven’ te klikken. Je hebt het recht te allen tijde jouw toestemming in te trekken.

(Vrijwilligers)organisaties: Organisaties kunnen een account aanmaken en vervolgens vacatures etc. plaatsen. De daarvoor benodigde persoonsgegevens worden verwerkt in onze administratie. Dat geldt ook voor contactmomenten met (vrijwilligers)organisaties.

Ook organisaties kunnen op aanvraag nieuwsbrieven ontvangen.

Belangstellenden: Als je belangstelling hebt voor de activiteiten van M-Pact kun je ons vragen stellen of bijvoorbeeld aanmelden voor onze nieuwsbrieven. In navolging op je (aan)vraag verwerken we de daarvoor benodigde persoonsgegevens. 

Rechtsgronden waarop voornoemde gegevensverwerkingen zijn gebaseerd:

  • Uitvoering van een overeenkomst en/of
  • Toestemming van betrokkene

Gegevens ontvangen van derden: Bij specifieke projecten ontvangt M-Pact persoonsgegevens van de gemeente Enschede. Bij deze projecten is er sprake van uitvoering van een overeenkomst met de gemeente Enschede en informeert de gemeente Enschede vooraf de betrokkenen.

(Statistische) analyse, verslaglegging en (subsidie)verantwoording: Voor o.a. kwaliteitsdoeleinden analyseren we informatie zoals evaluaties van activiteiten, (maatschappelijke) behoeften en (klant)vragen etc.. Geanonimiseerd verwerken we persoonsgegevens voor subsidieverantwoordingen, ons jaarverslag etc.. Daarmee maken we inzichtelijk hoeveel deelnemers meedoen aan onze activiteiten, of ze uit Enschede of andere plaatsen komen, verdeling naar leeftijd, geslacht etc. Deze gegevens zijn door de anonimisering niet op een persoon terug te leiden.

Historische doeleinden: M-Pact bewaart gegevens als projectplannen en -rapportages, magazines, wijze van inschrijven etc. voor historische doeleinden. De gegevens die daarvoor bewaard worden, worden waar mogelijk geanonimiseerd.

Als M-Pact persoonsgegevens voor andere doeleinden wil gebruiken dan hiervoor is benoemd vragen wij daarvoor toestemming.

M-Pact maakt gebruik van geautomatiseerde gegevensverwerking en neemt persoonsgegevens op in (digitale) bestanden. Van geautomatiseerde besluitvorming inclusief profiling zoals bedoeld in de AVG is volgens M-Pact geen sprake.

4. Toegang tot persoonsgegevens en beveiliging

De volgende personen hebben toegang tot de persoonsgegevens voor zover dat binnen het kader van hun verantwoordelijkheden en werkzaamheden noodzakelijk is:

  • de sociaal ondernemer van M-Pact;
  • medewerkers van M-Pact;
  • vrijwilligers van M-Pact;
  • derden zoals: (vrijwilligers)organisaties, docenten, de boekhouder, de controlerend accountant, IT serviceverleners (webhosting, leveranciers van digitale pakketten, telefonie), Mailchimp, social media (zoals Facebook, Instagram, Twitter etc.);

Binnen M-Pact kan toegang tot persoonsgegevens uitsluitend worden verkregen door middel van de persoonlijk toegekende toegang codes.

Aan deze toegang codes zijn specifieke rechten gekoppeld inzake het verwerken, wijzigen,  verwijderen, raadplegen/inzien van de opgeslagen gegevens. Medewerkers en vrijwilligers hebben toegang tot voor hun benodigde informatie afhankelijk van hun werkzaamheden. M-Pact heeft een wachtwoordenbeleid en kan monitoren wie welke gegevens heeft ingezien en verwerkt.

5. Met wie delen wij jouw gegevens?

M-Pact verstrekt persoonsgegevens aan:

  • (Vrijwilligers)organisaties als onderdeel van je bemiddeling naar bijvoorbeeld vrijwilligerswerk of t.b.v. uitvoering van een project (denk aan een excursie of bedrijfsbezoek);
  • Docenten voor de uitvoering van educatie. Zij krijgen functioneel toegang tot naam, telefoonnummer en/of emailadres van de deelnemers aan zijn/haar lessen om hen te kunnen informeren over zaken betreffende de lessen.
  • Dienstverleners van M-Pact zoals de boekhouder, de controlerend accountant, IT serviceverleners (webhosting, leveranciers van digitale pakketten, telefonie), Mailchimp, social media (zoals Facebook, Instagram, Twitter etc.) hebben toegang tot bepaalde persoonsgegevens. Zij helpen ons met bijvoorbeeld administratie ten behoeve van de uitvoering van de met jouw aangegane overeenkomst of het beantwoorden van vragen. Met dienstverleners sluiten wij verwerkersovereenkomsten af ter bescherming van jouw privacy. Een aantal daarvan zijn gevestigd buiten de EU (denk aan Mailchimp, Facebook etc.). Voor deze landen geldt een adequaatheidsbesluit, althans de betreffende partijen zijn aangesloten bij het privacy shield tussen de EU en de Verenigde Staten.

Voor specifieke projecten ontvangen wij persoonsgegevens van de gemeente Enschede en koppelen wij persoonsgegevens terug aan de gemeente Enschede. Bij die projecten word je daar door de gemeente Enschede over geïnformeerd.

Buiten de uitvoering van hetgeen we met je zijn overeengekomen worden geen persoonsgegevens met derden gedeeld, tenzij:

  • dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;
  • dit geschiedt met toestemming van de betrokkene;
  • instanties met een publiekrechtelijke taak daarom verzoeken.

6. Bewaren en vernietigen van de gegevens.

Als aan je persoonsgegevens financiële gegevens zijn gekoppeld (denk aan deelname aan een betaalde cursus) en er is gedurende 7 jaar geen contact tussen jou en M-Pact geweest, worden je persoonsgegevens vernietigd.  M-Pact  dient financiële gegevens  ingevolge wettelijke belastingbepalingen gedurende een periode van 7 jaar te bewaren.

Als er geen financiële gegevens zijn gekoppeld aan je persoonsgegevens en er is gedurende 2 jaar geen contact geweest tussen jou en M-Pact worden je persoonsgegevens vernietigd.

Sollicitatiegegevens op betaalde banen binnen M-Pact bewaren wij na afloop van de sollicitatie maximaal 4 weken zonder toestemming sollicitant en maximaal 1 jaar met toestemming.

Gegevens die worden gebruikt voor historische doeleinden kunnen langer bewaard worden.

7. Jouw recht op inzicht op verwerking, inzage en afschrift.

Jij of je gemachtigde mag M-Pact schriftelijk vragen om inzage in de geregistreerde gegevens. Als je inzage wilt kun je dat vragen aan de sociaal ondernemer. M-Pact  geeft binnen 4 weken na indiening van het verzoek inzage antwoord op je verzoek.

Jij (of je gemachtigde) krijgt inzage in persoonsgegevens betreft die op jou betrekking hebben. Je kunt een afschrift van de door jou gevraagde gegevens krijgen. We geven inzage als we jouw identiteit (of die van je gemachtigde) door medewerkers van M-Pact onomstotelijk kan worden  vastgesteld.

Mochten we besluiten dat we geen inzage geven dan wordt dat met redenen omkleed.

8. Correctierecht, recht op beperking van de verwerking en recht op verwijdering

Jij (of je gemachtigde, als die een nadrukkelijk verzoek van jou kan tonen) hebt het recht om verbetering, aanvulling  of afscherming te vragen van persoonsgegevens waarover M-Pact beschikt als je van oordeel bent dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van de gegevensverwerking niet ter zake doende, dan wel in strijd met deze privacyverklaring of een aanvullende overeenkomst zijn opgeno­men. Het verzoek tot correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgege­vens wordt schriftelijk ingediend bij de sociaal ondernemer van M-Pact. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

Ook heb je het recht op beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens. Als jij bijvoorbeeld de juistheid, rechtmatigheid of de noodzaak van een verwerking betwist, zal M-Pact de verdere verwerking van die persoonsgegevens zoveel mogelijk beperken. Ook zal indien een bezwaar wordt ingediend de verwerking van de betrokken persoonsgegevens zoveel mogelijk beperkt worden in afwachting van de beslissing op dat bezwaar.

Jij hebt het recht om jouw persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging te laten verwijderen. M-Pact zal tot verwijdering overgaan indien de persoonsgegevens niet langer nodig zijn, de bewaring van die persoonsgegevens slechts op jouw toestemming berustte en je die toestemming intrekt of je bezwaar maakt tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens en dit bezwaar gegrond wordt bevonden. Redenen om een bezwaar ongegrond te verklaren kan zijn dat M-Pact op grond van een wettelijke plicht verplicht is om de persoonsgegevens te bewaren.

De beslissing van de directeur op het verzoek wordt verzoeker binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek medegedeeld. M-Pact draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Een afwijzende beslissing is met redenen omkleed.

9. Bezwaar en klachten

Jij (of je gemachtigde onder vertoon van een machtiging) kan bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. M-Pact zal de verdere verwerking van de betrokken persoonsgegevens naar aanleiding van een bezwaar zoveel mogelijk beperken in afwachting van de beslissing op het bezwaar. Bij de beslissing op het bezwaar zal M-Pact de verwerking van de persoonsgegevens definitief staken tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking bestaan die zwaarder wegen dan de aangevoerde bezwaargronden.

Uiteraard heb je ook te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit persoonsgegevens over de verwerking van jouw persoonsgegevens door M-Pact. Voor meer informatie over de Autoriteit persoonsgegevens verwijst M-Pact naar https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/. De Autoriteit persoonsgegevens kan ook een bemiddelende rol spelen bij de behandeling van jouw klacht.

Naast een bezwaar bij M-Pact of een klacht bij de Autoriteit persoonsgegevens kun je besluiten gerechtelijke stappen te ondernemen als je van mening bent dat M-Pact op onrechtmatige wijze jouw persoonsgegevens verwerkt. Je kunt daarvoor een verzoekschrift indienen bij de rechtbank. Denk eraan dat dit verzoekschrift binnen zes weken na ontvangst van de beslissing door M-Pact op jouw bezwaar bij de rechtbank ontvangen moet zijn. Het verzoekschrift hoeft niet door een advocaat te worden ingediend, je kunt dat ook zelf doen of je in dat kader door een andere (juridische) adviseur bij laten staan. Voor meer informatie over het verzoekschrift verwijzen wij naar https://www.rechtspraak.nl/Uw-Situatie/Onderwerpen/rechtsgebieden/kanton/procedures/paginas/verzoekschriftprocedure.aspx. Uiteraard kun je voor meer informatie ook contact opnemen met jouw (juridisch) adviseur, die je verder kan helpen. M-Pact streeft ernaar om in onderling overleg met jou tot een oplossing te komen. Een oplossing in onderling overleg is vaak eenvoudiger, sneller en prettiger. Als je overweegt om gerechtelijke stappen te ondernemen raadt M-Pact dan ook aan eerst een bezwaar in te dienen zodat onnodige gerechtelijke stappen kunnen worden voorkomen.

Wat als er toch iets misgaat? M-Pact neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als er bij ons toch onverhoopt iets niet goed mocht gaan met de bescherming van jouw gegevens dan melden wij dat altijd aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Als het datalek mogelijke nadelige gevolgen voor jou zou kunnen hebben nemen we ook direct met jou contact op.

Help ons mee – Ondanks alle maatregelen die M-Pact heeft genomen om jouw gegevens en jouw privacy te waarborgen is het toch altijd mogelijk dat er een datalek ontstaat. Mocht jij het gevoel hebben dat er ergens iets niet goed gaat met onze systemen of werkwijzen dan waarderen wij het zeer als je ons dit laat weten.

10. Begrippen

In deze privacyverklaring wordt verstaan onder:

  1. persoonsgegeven: gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke pe­r­s­o­on;
  2. gegevensverwerking: handelingen met persoonsgegevens zoals: verzamelen, vastleggen (zowel fysiek als digitaal), opslaan, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, wissen en vernietigen;
  3. de betrokkene: degene van wie persoonsgegevens in het bestand zijn op­ge­no­m­en;
  4. derde: een ieder die niet behoort tot M-Pact, met uitzondering van de betrokkene.

BIJLAGEN

 

BIJLAGE I: welke gegevens worden verwerkt door M-Pact

 

Vrijwilligers die zich (digitaal) inschrijven bij M-Pact:

Persoonsgegeven

Doel

Voorletters, voornaam, tussenvoegsel, achternaam

Bereikbaarheid

Straat, huisnummer, postcode

Bereikbaarheid

Woonplaats*

Subsidievoorwaarde – rapportage

e-mailadres**

Bereikbaarheid

Telefoonnummer(s)**

Geslacht*

Analyse en rapportage

Geboortedatum*

Geboorteland

Analyse en rapportage

Keuzeveld: interesse in:

-       Vrijwilligerswerk

-       Maatschappelijke stage

-       Leerwerkplek

-       Groepsvacature

Achtergrondinformatie ten behoeve van bemiddeling

Keuzeveld: waar (in welk stadsdeel) wil je aan de slag?

Keuzeveld: maximale reisafstand

Keuzeveld: wat vind je belangrijk bij de organisatie waar jij actief bent?

Invulveld: welke vorm van waardering vind je belangrijk als vrijwilligers?

Keuzeveld: motivatie om vrijwilligerswerk te doen

Keuzeveld: opleidingsniveau

Analyse en rapportage

Keuzeveld: vaardigheden

Achtergrondinformatie ten behoeve van bemiddeling

Invulveld: wat zijn je hobby’s?

Keuzeveld: welk soort vrijwilligerswerk zou je wel willen doen?

Keuzeveld: in welke sector wil je actief zijn?

Keuzeveld: Met welke doelgroep wil je het liefste werken?

Beschikbaarheid (uren/dagdelen)

Alerts (default uit):

o  Ik wil graag de nieuwbrief ontvangen

o  Ik meld mij graag aan voor een jobalert. Eens in de twee weken ontvang ik interessante vacatures via e-mail.

o  Ik word graag opgenomen in de kandidatenbank.

Toestemming vragen

Aantekeningen per contactmoment

Voortgangsbewaking, actualisatie

 

(Vrijwilligers)organisaties die zich (digitaal) inschrijven bij M-Pact:

Persoonsgegeven

Doel

Organisatie

Bereikbaarheid

Voorletters, voornaam, tussenvoegsel, achternaam

Straat, huisnummer, postcode

Woonplaats*

Subsidievoorwaarde - rapportage

e-mailadres**

Bereikbaarheid

Telefoonnummer(s)**

Geslacht*

Analyse en rapportage

Geboortedatum*

Geboorteland

Analyse en rapportage

Aantekeningen per contactmoment

Voortgangsbewaking, actualisatie

 

Cursisten die zich (digitaal) inschrijven bij M-Pact-Volksuniversiteit:

Persoonsgegeven

Doel

Cursus/activiteit waarvoor je je inschrijft

Uitvoering activiteit

Voorletters, voornaam, tussenvoegsel, achternaam

Bereikbaarheid

Straat, huisnummer, postcode

Bereikbaarheid

Woonplaats*

Subsidievoorwaarde - rapportage

e-mailadres**

Bereikbaarheid

Telefoonnummer(s)**

Geslacht*

Analyse en rapportage

Geboortedatum*

Bij betaalde cursussen: IBAN Rekeningnummer

Automatische incasso/betaling

Bij educatie vrijwilligers: Of en waar u vrijwilligerswerk doet

Subsidievoorwaarde

Bij activering: Gegevens over voortgang in het activeringstraject, gezette stappen, persoonlijke ontwikkeling, mogelijkheden en beperkingen etc.. ***

Uw ontwikkeling volgen en stimuleren - subsidievoorwaarde

Alerts (default uit):

o  Ik wil graag de nieuwbrief ontvangen

Toestemming vragen

 

Belangstellenden die zich (digitaal) wenden tot M-Pact:

Persoonsgegeven

Doel

Alle persoonsgegevens die betrokkene beschikbaar stelt denk aan:

Gegevens die bijvoorbeeld in een e-mailhandtekening zijn opgenomen

Bereikbaarheid

Voorletters, voornaam, tussenvoegsel, achternaam

Woonplaats*

Subsidievoorwaarde – rapportage

e-mailadres**

Bereikbaarheid

Telefoonnummer(s)**

 

*Gegevens over woonplaats, postcode, leeftijd en geslacht worden door ons geanonimiseerd verwerkt ten behoeve van statistische gegevens omtrent: wie zijn onze deelnemers/cursisten en waar komen ze vandaan.

** telefoon en/of email-gegevens zijn nodig om deelnemers (tijdig) te kunnen informeren over (wijzigingen in) activiteiten.

*** bij activerings-, participatie- en integratietrajecten worden gegevens over voortgang en ontwikkeling verwerkt. In bepaalde trajecten worden de gegevens verwerkt in een (persoonlijk) ontwikkelplan/CV of iets vergelijkbaars. Geanonimiseerd worden de gegevens verwerkt in rapportages over bereikte resultaten. Deelnemers krijgen daar individueel uitleg over en wordt voorafgaand om toestemming gevraagd.